5 prompt da usare subito per ottimizzare il tuo lavoro d’ufficio

L’Intelligenza Artificiale è senza dubbio il trending topic del 2023. Arrivata da qualche mese nelle mani del grande pubblico, usata nelle sue innumerevoli declinazioni (ChatGPT, Midjourney, Github Copilot… ), oggetto di un acceso dibattito intellettuale, etico e legislativo, sta già cambiando radicalmente il nostro modo di lavorare, e forse anche di pensare.

Mentre le soluzioni si moltiplicano e il dibattito va avanti, vogliamo aiutarti nella pratica a capire come usare l’AI generativa per ottimizzare alcuni aspetti del tuo lavoro quotidiano, attraverso la condivisione di 5 prompt che usiamo negli uffici Geckosoft.

Prima di partire però mettiamoci d’accordo sulla definizione di “prompt”.

Il termine “prompt” si riferisce a una richiesta o a un’interfaccia che viene usata per sollecitare l’utente a fornire un input o a compiere un’azione all’interno di un sistema informatico. Nel contesto dell’intelligenza artificiale generativa, come ad esempio ChatGPT, un prompt è un testo o una domanda formulata in linguaggio naturale che viene presentato all’IA per ottenere una risposta corrispondente.

L’elaborazione del prompt e dei suoi parametri influenzerà la risposta generata dall’IA. Anche nell’Intelligenza Artificiale vale la regola “garbage in, garbage out”, per cui è fondamentale imparare a dare i giusti prompt per ottenere le risposte più efficaci e in grado di ottimizzare davvero il nostro lavoro senza intaccarne la qualità. Ecco, di seguito, alcuni consigli base per formulare ottimi prompt:

• Specifica contesto, compito e istruzioni
  Un buon prompt deve essere dettagliato e specificare bene che tipo di persona deve impersonare l’AI e che tipo di comportamento deve adottare, ad esempio: “Sei un critico letterario molto tagliente, scrivi una recensione di massimo 800 parole su questo racconto [incolla il racconto]”.
• Aggiungi esempi per migliorare la risposta
  Usa la tecnica del Few Shot Learning per addestrare la tua AI in corsa inserendo esempi specifici all’interno del prompt, in modo da integrare le informazioni che possono essere d’aiuto a dare una risposta ancora migliore.
• Vai a fondo e, se necessario, rigenera la risposta fino a che non è soddisfacente
  L’AI dà risposte sempre diverse anche rispondendo a un identico prompt, basta riproporre anche la stessa domanda. Inoltre è possibile usare la chat per sviscerare la risposta, approfondendo sempre di più, con prompt aggiuntivi, fino a che non si ottiene l’output desiderato.

L’AI generativa può aumentare l’efficienza e la produttività nelle aziende, velocizzando e ampliando notevolmente le possibilità, a livello operativo, ma anche strategico e creativo. Se nello scorso articolo sull’intelligenza artificiale abbiamo raccontato come non usare ChatGPT, qui ci concentriamo su 5 prompt già pronti da usare con strumenti come ChatGPT, per ottimizzare alcuni aspetti del lavoro d’ufficio.

In Geckosoft ci troviamo quotidianamente a dover semplificare i copy relativi alle interfacce che trattano argomenti complessi come blockchain, ledger, API key, per renderli più comprensibili anche ai non addetti ai lavori. Se anche tu devi produrre materiali divulgativi che trattano argomenti molto complessi o molto tecnici, destinati ad un pubblico eterogeneo e non esperto, puoi usare questo prompt per migliorare la forma e la comprensibilità dei tuoi messaggi.

Ecco un esempio di prompt da provare per questo scopo:

Sei un divulgatore esperto in [mettere argomento specifico, ad esempio: blockchain], migliora la comprensibilità del testo che segue per un pubblico di [bambini italiani di 11 anni/imprenditori italiani/giornalisti generalisti].

Ecco il testo [incolla qui il tuo testo].

In questo caso è fondamentale inserire nel prompt il tipo di audience a cui è destinato il testo richiesto.

La maggior parte delle fonti informative qui in Geckosoft è in lingua inglese, per velocizzare il lavoro alcuni di noi chiedono all’Intelligenza Artificiale di fornire non solo una traduzione in italiano ma anche una sintesi dei materiali oggetto di studio. Se anche tu vuoi velocizzare la consultazione delle fonti informative, che siano di attualità come d’archivio, puoi inserirle nel prompt e chiedere di farne una sintesi e, o tradurle nella lingua che preferisci.

Ecco un esempio di prompt da provare per questo scopo:

Sei una traduttrice precisa e attenta, specializzata in [inserisci il settore, la tematica che ti interessa], adesso ti darò un [testo/articolo/saggio] e tu dovrai farne [un riassunto dettagliato/una sintesi di 10 righe] in italiano [inserire eventuali altre specifiche: inserendo le fonti, evidenziando i punti salienti].

Ecco il testo che dovrai riassumere in italiano: […].

Scrivere e rispondere alle e-mail è una delle attività più dispendiose dal punto di vista temporale, importante tanto quanto ripetitiva. Ecco perché scrivere un’ e-mail è, probabilmente, una delle prime attività che abbiamo fatto fare al nostro ChatGPT. Tuttavia, una cosa è chiedere di scrivere un’e-mail o una risposta a un messaggio di posta elettronica, tutt’altra cosa è chiedere di farlo in maniera coerente con il nostro stile. Facciamolo usando la tecnica del Few Shot Learning, ovvero dandogli in pasto una serie di e-mail già scritte da noi direttamente all’interno del prompt.

Ecco un esempio:

Scrivi un’email [ai miei clienti] per informarli su [il nuovo prodotto/la chiusura per ferie/un ritardo nelle consegne] usando il tono di voce e lo stile che puoi trovare nelle email di esempio che sto per fornirti.

Ecco le email di esempio: […]

In Geckosoft c’è chi usa ChatGPT per farsi consigliare servizi, librerie, in sostanza per fare scaffolding (avere una serie di strumenti, framework, librerie o modelli predefiniti che ci consentono di accelerare il processo di creazione di un’applicazione). Questo spunto risulta utile quindi in tutti gli ambiti del sapere. L’Intelligenza Artificiale è un ottimo strumento per ampliare le proprie conoscenze e valutare nuovi spunti e idee utili al nostro processo di lavoro.

Ecco qualche esempio di prompt da provare per questo scopo:

• Fammi una lista dei 10 [articoli/libri] più autorevoli, specialistici in [argomento] e per ognuno fammi un riassunto.
• Dammi una lista dei 10 [tool] più usati per [attività].
• Trova idee per un [evento/webinar].

Per avere informazioni più aggiornate è importante fare la ricerca collegando ChatGPT al web, cosa possibile sia con ChatGPT3, integrando l’estensione WebChatGPT, sia con ChatGPT4 semplicemente selezionando l’opzione relativa di ricerca.

Naturalmente ChatGPT non è l’unico strumento per fare questo tipo di ricerche. Considera l’uso, anche simultaneo per risposte diverse, di strumenti come Bing, il motore di ricerca Microsoft già integrato con ChatGPT, o Bard di Google.

Alleggerire lo stress in ufficio fa bene all’umore, aiuta il team building, è importante tanto quanto ottimizzare i flussi di lavoro. Ecco perché possiamo usare l’Intelligenza Artificiale anche per aiutarci a portare leggerezza in ufficio, come suggerisce uno dei nostri Geckos con questo prompt:

What pranks with a friend’s unlocked PC?

Ne abbiamo visti solo 5, ma di prompt per ottimizzare anche solo il lavoro operativo di ufficio ce ne sono tantissimi, unico limite? L’intelligenza umana. E qui arriviamo alla forma mentis con cui dovremmo gestire questo tipo di strumenti: dobbiamo essere noi a dire alla macchina cosa fare, mai il contrario.

Il consiglio per approcciarsi nella maniera giusta a qualsiasi prompt è: non trattare la tua AI come se fosse l’oracolo di Delfi, considerala piuttosto come un robot vagamente scemo, ma molto volenteroso. Perché, come diceva un tale di nome Albert Einstein: “I computer sono incredibilmente veloci, accurati e stupidi. Gli uomini sono incredibilmente lenti, inaccurati e intelligenti. L’insieme dei due costituisce una forza incalcolabile”.